Blog wewnątrzfirmowy - usprawnia życie w firmie, czy też nie?

Tak jak w dzisiejszych czasach nikt już raczej nie kwestionuje korzyści płynących z prowadzenia firmowego bloga (zewnętrznego), tak na temat wewnątrzfirmowych blogów opinie są już podzielone. O blogach zewnętrznych pisałem już wcześniej (choćby tutaj lub tutaj), zaś o ich 'wewnętrznych odpowiednikach' postaram się napisać coś teraz.

W Polsce temat ten jest dość rzadko poruszany. Szczerze mówiąc widziałem wyłącznie jeden 'news' na ten temat (o wewnętrznym blogu McDonalds). Zaś opinie przeze mnie zasłyszane są skrajnie różne. Z jednej strony spotkałem się z opiniami mówiącymi o tym, że te blogi to wybawienie... z drugiej strony mówiono o nich dość obojętnie, podkreślając, że są kompletnie niepotrzebne, wprowadzają zamęt w firmie i odciągają pracowników od swoich codziennych obowiązków.

Jak jest naprawdę? Moim zdaniem - mija się z prawdą zarówno pierwsza, jak i druga opinia... ale jeśli miałbym wybierać - skłaniałbym się jednak delikatnie ku tej pierwszej.

Jakiś miesiąc temu wprowadziliśmy w naszej firmie wewnętrzny blog firmowy.I mimo tego, że nie zauważyłem jakiejś drastycznej zmiany zachowań pracowników, ani też większego wpływu bloga na ich poczucie bezpieczeństwa i spełnienia w firmie... uważam, że było to dobre posunięcie.

Blogi zmniejszają ilość maili wędrujących po firmie. Gdzie by się nie pracowało... zawsze ktoś ma ochotę wysłać komuś zasłyszany gdzieś kawał, poinformować o imprezie integracyjnej, zdementować plotkę, itd. Zazwyczaj do tego typu celów służą maile. Duża ilość maili wprowadza zaś zamęt, z którego nie jest tak łatwo się wykaraskać. Gdy zastąpimy maile blogiem - ograniczymy ilość otrzymywanych/wysyłanych wiadomości na skrzynkę, bo wszystkie tego typu wiadomości (nieadresowane do jednej i tylko jednej osoby) automatycznie mogą lądować na blogu.

Odzielamy informacje ważne od szumu. Nie zawsze mamy ochotę czytać kawały. Niekoniecznie mamy ochotę udzielać się w dyskusji dotyczącej zagionionego w kuchni kubka. Po co więc mamy czytać te wiadomości, które nas nie interesują? Po co mamy je ściągać programem pocztowym i tracić czas na ich usuwanie? W blogach tematy są 'powątkowane'. Ktoś chce porozmawiać na temat zaginionego kubka? Umieszcza wpis na blogu, a inni go komentują. I tylko w obrębie tego jednego wpisu tyczy się dyskusja, ograniczając ją wyłącznie do osób zainteresowanych tematem.

Pozwalamy poznać się naszym pracownikom. Nic w końcu tak do siebie nie zbliża jak rozmowa i wymiana poglądów. Na żywo często nie ma ku temu okazji...

Na blogu wszyscy są równi. Tutaj możemy być anonimowi, a co za tym idzie pisać co nas boli bez obawy przed krzywym spojrzeniem szefa.

Dajemy ludziom poczucie czynnego uczestnictwa w tworzeniu firmy. Wydarzyło się coś ciekawego w firmie? Jest o czym poinformować współpracowników? Trzeba zdementować jakąś plotkę? A może po prostu ktoś ma pomysł na usprawnienie codziennej pracy?

RSSy. Nie trzeba tu chyba zbyt wiele tłumaczyć... cała gama dobrodziejstw, jaka wiąże się z korzystaniem z czytników RSS i subskrybowaniem interesujących nas kanałów.

Trafiamy do większej liczby odbiorców. Nie każdy ma ochotę czytać maile, inni mają źle ustawiony filtr antyspamowy, jeszcze inni nie zapisali się do odpowiednich grup mailingowych. Tutaj wejść mogą wszyscy i nie dane im będzie przegapić tego, co jest naprawdę istotne.

No i moim zdaniem dwa najważniejsze plusy posiadania bloga wewnątrzfirmowego:

1. Blogi stanowią swoiste archiwum. Nie chcemy żeby coś na umknęło? Znaleźliśmy ciekawy link, którym chcemy się podzielić? Wynaleźliśmy receptę na problem, z którym borykają się wszyscy współpracownicy? Umieszczamy informację na blogu. Dzięki czemu dostajemy:
   • łatwość odnajdywania informacji (łatwiej jest wyszukać informacje na blogu, aniżeli pośród kilku tysięcy maili, stron internetowych, bookmarków, plików, notepadów i innych iPhone'ów)
   • nowi pracownicy mają taką samą szansę odnaleźć interesujące go informacje, jak i ci 'starsi firmowi wyjadacze'. Maili archiwalnych już przecież nie dostanie, a tak wszystkie istotne informacje dostaje niemalże na tacy
2. Blogi mogą okazać się nieocenioną kuźnią pomysłów. Po pierwsze: pozwalamy pracownikom prezentować własne pomysły. Po drugie: dostajemy 'recenzentów' naszych pomysłów. Wiadomo przecież, iż co dziesięć głów, to nie jedna. A któż to wie... może Iksiński zwróci uwagę na coś, o czym nie pomyśleliśmy? Może dorzuci coś od siebie, powodując, że nasz pomysł stanie się jeszcze ciekawszy?

Pozwolę sobie obalić dwa zasłyszane argumenty, dwóch skrajnie różnych stron...

1. Blogi odciągają pracowników od codziennych obowiązków, zajmują czas, który powinien być poświęcony na pracę. Nie jest to prawda!
   • odczytanie wiadomości i komentarzy na blogu zajmuje mniej czasu, aniżeli przejrzenie maili (w blogu jest to przeważnie jedno kliknięcie... w przypadku maili - trzeba każdą wiadomość otwierać z osobna)
   • pracownicy w czasie kiedy udzielają się na blogu również pracują... wnoszą coś nowego od siebie, przedstawiają swoje pomysły i rozwiązania, często prezentują nowe spojrzenie na wiele istotnych spraw, z którymi borykamy się na co dzień w firmie
   • pracownicy czują się znacznie lepiej w firmie, kiedy mają poczucie, że ich głos się liczy, że ktoś chce ich wysłuchać, że tworzą coś razem, współtworzą firmę i są jego motorem napędowym
   • praca przez 8h dziennie bez przerwy jest zła i osobiście jestem zagorzałym przeciwnikiem takiego stanu rzeczy. Przerwa się przydaje... a znacznie lepiej jest spożytkować swoją energię na konstruktywną dyskusję, która może wyjść na dobre firmie, aniżeli na przeglądanie wszystkich możliwych portali internetowych, czy patrzenie się w sufit
2. Blogi nie dość, że są darmowe, to jeszcze wszechmocne, wszechwiedzące i w ogóle wszech*, a życie dzięki nim staje się proste i przyjemne. Nie jest to prawda!
   • blogi nie nadają się do wszystkiego... nie zgadzam się na przykład z opiniami, że blogi są bardzo dobrą alternatywą dla systemu obiegu dokumentów. Nie są!
   • blogi nie wykonają za nas całej pracy... musimy sami znaleźć czas, chęci i siły na napisanie czegoś. Automat za nas tego nie zrobi.
   • blogi nie sprawią, że w ciągu kilku dni Twoja firma z piwnicznego zakładu obuwniczego rozwinie się do wielkości Google'a, Twoja marka stanie się rozpoznawalna niczym Coca-Cola, a ty sam staniesz się najbogatszym człowiekiem na świecie. Blog wewnątrzfirmowy może jednak cały ten proces skutecznie wspomóc.
   • blogi wewnątrzfirmowe nie są darmowe! Cokolwiek, ktokolwiek by nie powiedział - nie jest to prawda! Nawet jeśli korzystamy z darmowych narzędzi typu Wordpress, i tak musimy znaleźć dla niego miejsce na serwerze, jakąś domenę, dodatkowe zabezpieczenie przed wścibskim okiem osób spoza firmy, czas swój, programisty, administratora, itd. Blogi nie są drogie, ale na pewno nie są też darmowe!

Jak nie trudno chyba z tego wpisu wywnioskować - jestem zdecydowanym zwolennikiem blogów wewnątrzfirmowych i poleciłbym je niemalże każdej firmie, której zależy na swoich pracownikach.